Inleiding
Per 1 oktober 2009 gaan de regels die sinds 19 mei 2004 gelden voor het e-mailen naar consumenten ook gelden voor het e-mailen naar bedrijven.
Na 1 oktober 2009 is het e-mailen naar bedrijven (rechtspersonen of natuurlijke personen die handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf) als hoofdregel alleen toegestaan met voorafgaande toestemming. Dit betekent dat u voor iedere commerciële, charitatieve of ideële e-mail naar bedrijven toestemming dient te hebben.
Op dit toestemmingprincipe zijn drie uitzonderingen:
Uitzonderingen
Op het toestemmingsvereiste voor het gebruik van het e-mail adres zijn enkele uitzonderingen. Het toesturen van een e-mail zonder toestemming is toegestaan:
(1) indien het e-mail adres bestemd en bekend is gemaakt en daarbij zijn gebruikt in overeenstemming met de doeleinden die aan het e-mail adres zijn verbonden. Een e-mail adres van een bedrijf dat in algemene zin op de website is geplaatst, bijvoorbeeld van een contactpersoon, voldoet niet aan deze uitzonderingssituatie, en mag dus niet worden gebruikt voor het toesturen van een e-mail voor commerciële, ideële of charitatieve doeleinden; of
(2) indien de ontvanger van de e-mail gevestigd is in een land buiten de Europese Economische Ruimte en er voldaan is aan de geldende voorschriften van dat land; of
(3) indien een bedrijf het e-mail adres heeft verkregen in het kader van de verkoop van zijn product en dienst, mag het e-mail adres worden gebruikt voor eigen, gelijksoortige producten en diensten, mits bij de verkrijging van het e-mail adres aan de klant duidelijk en uitdrukkelijk de gelegenheid is geboden om kosteloos en op gemakkelijke wijze het e-mail adres te blokkeren voor commerciële, ideële of charitatieve doeleinden en er, indien hiervan geen gebruik is gemaakt, in elk bericht de mogelijkheid van verzet wordt aangeboden tegen het gebruik van het e-mail adres voor commerciële, ideële of charitatieve doeleinden. Alleen in de praktijk is in de b-to-b relatie slechts zelden gewezen op de mogelijkheid om te blokkeren, immers dit was voor b-to-b geen wettelijke verplichting.
De toepasselijkheid van deze uitzonderingen is dan ook zeer beperkt.
E-mail naar bedrijven waar een bestaande relatie mee is
Het toestemmingsvereiste geldt na 1 oktober 2009 ook voor bedrijven waar u nu al een bestaande relatie mee heeft en die u commerciële, charitatieve of ideële e-mail toestuurt. Dus wanneer u geen gebruik kunt maken van de drie uitzonderingen, zult u ook van deze bestaande relaties alsnog de toestemming dienen te verkrijgen voor 1 oktober 2009. Tenzij deze in het verleden al toestemming hebben gegeven.
Tot 1 oktober 2009 kunt u de toestemming nog vragen per e-mail, na 1 oktober 2009 zal een e-mail waarin u toestemming vraagt voor het toesturen van commerciële, charitatieve of ideële doeleinden opzich worden gezien als een e-mail dat alleen mag worden verzonden wanneer u toestemming heeft ontvangen. Na 1 oktober 2009 kunt u de toestemming van bestaande relaties niet meer per e-mail vragen, maar zult u bijvoorbeeld een brief moeten sturen om toestemming te vragen of moeten bellen om de toestemming te krijgen.
Verzamelen e-mailadressen van bedrijven
Als u nu emailadressen verzamelt van bedrijven zorg dan dat u meteen de toestemming vraagt. Dat de toestemming wordt gegeven door het bedrijf dient wel duidelijk te zijn voor dat bedrijf, dus het opnemen van een bepaling in uw algemene voorwaarden waarin u diverse onderwerpen vanaf betaling tot garanties regelt, waarin door acceptatie van de uitgebreide algemene voorwaarden de toestemming wordt verkregen, zal geen geldige toestemming opleveren. De meeste zekerheid over de toestemming wordt verkregen door het actief aanvinken van een hokje, of door het zelf laten intypen van het e-mailadres waarbij wordt gemeld dat op het opgegeven e-mailadres commerciële communicatie zal worden toegezonden.
Afmeldlink
Vergeet niet in iedere commerciële, charitatieve of ideele e-mail een afmeldlink op te nemen. Het opnemen van een afmeld link is wettelijk verplicht zowel naar consumenten als naar bedrijven. Immers u kunt beter rechtstreeks een afmelding ontvangen van een ontvanger dan dat uw mail als spam wordt aangemerkt binnen de netwerken van internet service providers en dat uw bedrijf op een black-list terecht komt waardoor u helemaal niet meer kunt e-mailen.